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Distruzione Documenti Cartacei: Guida a un Corretto Smaltimento
Sapere quando “buttare” i documenti cartacei è un’informazione da tenere sempre ben presente sia nel settore pubblico sia nel settore privato. Come sappiamo, la legge impone di distruggere i documenti (cartacei e digitali) che contengono dati sensibili, una volta che il periodo di conservazione obbligatoria sia scaduto. Tuttavia, non si tratta, semplicemente, di una semplice “privazione”: occorre che i documenti in questione siano completamente distrutti e che il loro contenuto sia illeggibile per impedirne la ricostruzione da parte di terzi, dal momento che, presumibilmente, tali documenti contengono dei dati sensibili su enti, aziende e/o persone.Nello specifico, questa operazione, nel caso dello smaltimento del materiale documentale cartaceo, deve essere effettuata anche nel rispetto delle norme ambientali, che impongono l’utilizzo di processi che consentano il riciclo della carta.
Distruggere i Documenti Cartacei: come effettuare questa operazione correttamente? Alcuni specifici documenti, esaurita la loro funzione, devono essere conservati per il periodo di tempo previsto dalla legge, in caso di controlli o di contenzioso, al fine di poter essere sempre esibiti, così da provare la validità di quanto in essi contenuto.Ma cosa fare una volta scaduto questo periodo di tempo? Qualora non siano considerabili di valore storico o non siano soggetti a vincoli di tutela, si può procedere con la distruzione di tali documenti. Generalmente, per distruggere i documenti cartacei, esistono due soluzioni.
Macchinari distruggidocumenti: la strada meno professionale e meno sicura Come tutti sappiamo, in commercio sono facilmente reperibili dei macchinari distruggidocumenti, che non fanno altro che tritare i documenti cartacei o ridurli in tante piccole striscioline. Di conseguenza, i materiali di scarto prodotti da questa operazione devono essere poi portati al macero o comunque in luoghi di recupero, al fine di consentire i processi di riciclo della carta. Tuttavia, abbiamo specificato che questa soluzione è la meno professionale e la meno sicura, perché, se si ha un un numero di documenti da distruggere molto ampio, l’operazione diventa estremamente lunga e, inoltre, non puoi avere la certezza che tutti i dati sensibili contenuti nei documenti siano effettivamente distrutti. Questo perché determinate tipologie di documenti necessitano di specifiche procedure di scarto.
Rivolgersi ai professionisti: la soluzione migliore per distruggere i documenti cartacei Come abbiamo detto, per la distruzione dei documenti cartacei, la strada più sicura ed efficace rimane quella di rivolgersi a professionisti della gestione degli archivi cartacei. Questi si occuperanno di prendere in carico la gestione dell’archivio in tutte le sue fasi, dalla conservazione fino allo scarto dei documenti non più necessari. Infatti, lo smaltimento di un archivio cartaceo è un’operazione molto più complessa di quanto si possa credere e richiede delle specifiche procedure: solo in questo modo si avrà la totale certezza che i dati sensibili presenti in tali documenti siano effettivamente e definitivamente cancellati e illeggibili.
Distruzione documenti e recupero carta: l’esperienza di oltre 30 anni di Turin Carta Per facilitare questa operazione di smaltimento, Turin Carta è operativa nel settore del recupero della carta e del cartone da macero fin dall’inizio degli anni ‘50. Inoltre, dal 1994 offre soluzioni su misura a imprese private ed enti pubblici, che effettuano la separazione interna dei rifiuti cartacei recuperabili, oltre a un servizio di triturazione documenti riservati per conto di enti pubblici, commercialisti, studi legali e notarili. Da allora, Turin Carta ha collaborato con oltre 200 aziende quali tipografie, litografie, legatorie, scatolifici, supermercati, mobilifici, cartotecniche, che si sono affidate all’esperienza pluriennale dell’azienda nel settore del recupero e smaltimento della carta. Hai bisogno di distruggere e smaltire i tuoi documenti cartacei nel modo più veloce ed efficace? Contattaci per avere maggiori informazioni! Telefono: 011 9244109 Mail: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.
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TURIN CARTA SRL Via Fatebenefratelli, 91 10077 San Maurizio Canavese (TO) Tel. 011 9277292 - 9244109 Fax 011 9277310 C.F. e Partita IVA 04909860019 Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.
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TURINCARTA SRL
Ogni azienda ha l’onere di legge e la responsabilità di effettuare una corretta gestione dei propri rifiuti aziendali. Anche gli archivi ed i documenti riservati, una volta gettati sono considerati rifiuti e come tali devono essere trattati (anche in seguito alla distruzione).
Ma partiamo dall’inizio…
La normativa di legge è stata concepita per definire i vari aspetti che regolano il trattamento dei rifiuti attraverso il Decreto Legislativo 152 del 3 aprile 2006 (Testo Unico Ambiente).
Questo importante decreto sancisce gli obblighi e gli oneri di chi si occupa della gestione e dello smaltimento dei rifiuti.
È necessario affidarsi ad aziende qualificate come la TURIN CARTA per poter essere in regola con quanto previsto dal Testo Unico sull'Ambiente e dal GDPR.
Operatori del settore come la TURIN CARTA saranno in grado di offrire il servizio più adatto alla Vostra esigenza.
Si occuperanno di tutto il percorso, dalla fase di consulenza personalizzata per poter predisporre al meglio le operazioni di raccolta e ritiro, trasporto con mezzi autorizzati e distruzione degli archivi riservati.
Hai bisogno di distruggere e smaltire i tuoi documenti cartacei nel modo più veloce ed efficace?
Contattaci per avere maggiori informazioni!
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Ogni giorno si viene a contatto con dati sensibili e privati contenuti nella documentazione con cui lavoriamo.
I documenti presenti nel nostro archivio non possono essere buttati nella raccolta della carta e neppure essere affidati a operatori non qualificati che non possano darvi la certezza del corretto smaltimento e loro distruzione.
Per effettuare queste operazioni bisogna affidarsi ad aziende certificate come la TURIN CARTA SRL che lavora in questo settore da più di 50 anni e garantisce un servizio di tutto punto per aiutarvi al meglio rispettando la privacy.
Il Garante della Privacy è un ente istituito per preservare il rispetto della privacy e di tutto quanto ne concerne.
Ogni azienda, ogni studio professionale deve assicurarsi che vengano rispettate le richieste del GDPR.
Se i documenti riservati, non vengono correttamente distrutti, potrebbero finire nelle mani sbagliate causando violazioni per la sicurezza. I dati personali ed aziendali verrebbero compromessi (questo vale sia per i propri che per i dati dei clienti /fornitori/dipendenti).
Bisogna salvaguardare questi dati sensibili contenuti negli archivi ed eliminarli seguendo la procedura indicata dalla normativa relativa alla distruzione dati sensibili siano essi cartacei che informatici.
Quando le procedure di sicurezza vengono violate il titolare del trattamento dei dati aziendali subirà importanti sanzioni.
Terminato il periodo di legge per la detenzione dei vari documenti contenenti dati sensibili, sarà molto importante avviare la loro distruzione in modo certificato.
La privacy è un argomento a volte sottovalutato ma molto importante. Per questo motivo lo staff della TURIN CARTA saprà come comportarsi per tutelarvi nelle operazioni di distruzione archivi riservati.
Contattaci per avere maggiori informazioni!
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Questo articolo vuole essere un vademecum utile per guidarVi ad un corretto smaltimento dei documenti cartacei in seguito alla distruzione e perchè distruggerli.
Un’informazione da tenere ben presente nel settore privato come nel settore pubblico è sapere quando buttare i documenti riservati.
Il termine “buttare” è, ovviamente, riduttivo se non usato come provocazione. I documenti riservati non si buttano semplicemente nel cestino della pattumiera.
Ogni documento, che sia esso cartaceo o digitale, che contenga dati sensibili terminato il periodo di conservazione imposto dalla legge dovrà essere avviato a distruzione.
Come dicevamo qui sopra, non basta gettare questi documenti nel secchio della spazzatura ( seppure appartenente alla raccolta differenziata ).
I documenti dovranno essere completamente distrutti mediante triturazione. Questo è il servizio che offre la TURIN CARTA SRL da ormai decenni leader nel settore.
Come dice la parola in sé essendo documenti riservati contengono dati sensibili e di conseguenza il loro contenuto dovrà essere reso illeggibile mediante triturazione per impedirne la ricostruzione da parte di terzi.
Come ben saprete sia nel settore pubblico che privato vi è una enorme quantità di documenti che come previsto dalla legge dovrà essere debitamente conservata per un certo periodo di anni ( come in caso di controlli o contenziosi). In caso di accertamenti sarà bene poterli esibire per provare la validità del contenuto stesso e di quanto dichiarato.
Scaduto il tempo di conservazione si potrà iniziare il procedimento di avvio a distruzione.
In ogni ufficio è presente una distruggi documenti ma è sempre maggiore il numero di aziende nel settore pubblico e/o nel settore privato che si avvale del servizio proposto dalla TURIN CARTA.
Questo perché ?
Le comuni “distruggi documenti” sono macchinari che aiuteranno a ridurre i documenti riservati in piccole strisce ma che poi dovranno essere avviati al macero in modo corretto.. Neppure i documenti ridotti in strisce potranno essere gettati nei comuni bidoni della differenziata.
E’ necessaria cura ed accortezza per il rispetto della privacy dei Vostri clienti e fornitori.
Come dicevamo sopra, i macchinari distruggi documenti presenti in molti uffici sono la soluzione più economica ma anche meno sicura e meno professionale. Pertanto la soluzione a tutti i Vostri problemi è rivolgersi ad aziende nel settore che sappiamo cosa stanno facendo e tutelino Voi ed i Vostri clienti/ fornitori.
Solo un’azienda leader nel settore come la TURIN CARTA SRL può garantirvi un servizio di tutto punto per effettuare quest’importante operazione.
Lo staff della Turin Carta sarà in grado di supportarVi in ogni passo ed accompagnarvi lungo il percorso della distruzione dei Vs archivi cartacei da triturare avendo così la certezza che tutti i dati in essi contenuti siano cancellati, distrutti e resi illeggibili.
Contattaci per avere maggiori informazioni!
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